Règlement intérieur de l’association Vo2max St Germain en laye

ARTICLE 1 :

L’association œuvre pour le développement et la promotion du sport. Elle accueille en son sein toute personne désirant poursuivre le même but, moyennant le règlement de l’adhésion et de la cotisation.

- ARTICLE 2 :

Les adhérents de l’association désirant participer aux activités proposées par VO2 Max doivent régler la cotisation et l’adhésion annuelle pour la période du 8 septembre 2025 au 30 juin 2026. Ils ont la possibilité de choisir librement leurs horaires et leurs cours dans la limite des places disponibles et de la capacité d’accueil des salles. 

L’inscription se fait uniquement sur le site internet de l’association : la cotisation et l’adhésion peuvent être réglées par paiement sécurisé en CB en 1fois ou 3 fois sans frais sur notre site internet. Le paiement par chèque, coupons sports et espèces en 1 fois se fait uniquement sur les permanences ou les forums.

Le paiement en 3 fois est une facilité de paiement dont l’association vous fait bénéficier, cela reste le paiement de votre cotisation annuelle et non trimestrielle.

- ARTICLE 3 :

Toute personne ayant validé son bulletin d’inscription accompagné du règlement est considérée comme inscrite et donc membre de l’association.

- ARTICLE 4 :

Toute personne suivant nos cours doit s’être acquittée de sa cotisation et de son adhésion. Dans le cas contraire, elle devra régler la totalité de la saison, soit le montant de l’adhésion et de la cotisation.

- ARTICLE 5 :

Les cours d’essai gratuits ont lieu du 8 au 14 septembre 2025 sur inscription sur notre site: https://www.vo2max78.fr/cours-essai.  Afin de limiter le nombre de participants sur nos cours en début d’année, les cours d’essais en dehors de la période gratuite sont payants : 10€ le cours dans la limite de 3 cours maximum. Ils sont remboursés en cas d’inscription définitive.

Vous devrez obligatoirement présenter le ticket d'essai que nous vous avons adressé par e-mail aux contrôleurs de cartes.

- ARTICLE 6 :

La cotisation adulte et l’adhésion sont valables de la date de la reprise des cours le 8 septembre 2025 au 30 juin 2026 avec un accès aux cours en illimité pour les adultes (hors vacances scolaires et jours fériés) dans la limite de la capacité d'accueil des salles.

La cotisation enfant et l’adhésion sont valables pour 1h de cours par semaine (hors vacances scolaires).

L’association pourra éventuellement vous proposer des cours pendant les petites vacances scolaires en fonction des ouvertures des gymnases. Ces cours ne sont pas inclus dans la cotisation annuelle. Ils peuvent vous être proposés gratuitement si les finances de l'association le permettent ou bien avec une cotisation supplémentaire.

- ARTICLE 7 :

L’association garantit 32 semaines de cours (hors vacances scolaires, jours fériés et événements exceptionnels) du 9 septembre 2025 au 30 juin 20256 et elle se réserve le droit d'annuler des cours en fonction des fermetures des gymnases.

Si un cours est annulé, vous pouvez venir le récupérer un autre jour sur n'importe quel créneau horaire.

Les cours du 1er samedi des vacances scolaires n'auront pas lieu si les gymnases sont fermés.

- ARTICLE 8 :

L’association se réserve le droit de fermer ou de modifier un cours si le nombre d’adhérents sur ce cours n’est pas au moins de 12 participants.

- ARTICLE 9 :

Votre carte d'adhérent dématérialisée doit être présentée à chaque cours aux membres chargés du contrôle, aux professeurs ou aux membres du bureau de l’association.

Vous devrez la télécharger dans votre espace membre, rubrique profil. N'oubliez pas d'insérer une photo à votre profil afin qu'elle apparaisse quand nous scannons le QR code de votre carte. La photo sur votre profil est obligatoire afin de vérifier qu'il s'agit bien de vous.

La présentation de la carte à chaque cours est obligatoire. L’accès à nos cours étant en illimité nous avons mis en place un système de scan des cartes afin de vous inscrire automatiquement sur les cours que vous suivez. 

Nous pouvons ainsi :

• Vérifier si les adhérents sont à jour dans leurs paiements (échéances en 3 fois) afin de pouvoir les informer de faire le nécessaire.
• Justifier de votre présence sur le cours que vous suivez en cas d’accident auprès des assurances.
• Selon le règlement intérieur des équipements sportifs de la Ville, nous devons respecter des jauges en fonction des salles.  En cas de contrôle de la mairie ou des pompiers, nous pourrons justifier le nombre de participants.
• Établir des statistiques sur la fréquentation des cours tout au long de l’année et d’adapter le planning en cas de trop forte ou trop faible fréquentation d’un cours.

Sans présentation de celle-ci, l’accès en cours vous sera refusé.

- ARTICLE 10 :

Un certificat médical d’aptitude au sport (valable 3 ans) doit être remis au plus tard dès la seconde participation à un cours. Si l’adhérent n’a pas remis son certificat médical dans les 15 jours réglementaires, l’association dégage toute responsabilité en cas d’accident.

- ARTICLE 11 :

Les participants aux activités doivent porter une tenue de sport adaptée et décente, ainsi que des baskets propres réservées pour nos activités, à mettre avant d’entrer dans la salle.

- ARTICLE 12 :

En cas d'absence d'un professeur, nous mettrons tout en œuvre, dans la mesure du possible, pour que le cours soit maintenu avec un remplaçant. L’association se réserve le droit d'annuler un cours si elle ne trouve pas de remplaçant disponible.

- ARTICLE 13 :

Il est interdit de pénétrer dans les salles en dehors de la présence d’un responsable ou de l’animateur. Les horaires doivent être respectés. En cas de retard, l’adhérent peut être refusé en cours.

Les cours commencent à l’heure notée sur planning et finissent 5 minutes avant l’horaire suivant afin que le cours suivant puisse débuter à l’heure. Exemple : le cours débute à 9h00 et finit à 9h55, le 2ème commence à 10h00 et finit à 10h55.

- ARTICLE 14 :

Toute propagande politique religieuse ou commerciale est interdite.

- ARTICLE 15 :

Il est interdit de fumer, de consommer de l’alcool, de faire entrer des animaux dans les salles. Les poussettes, vélos...doivent rester à l’extérieur des locaux.

- ARTICLE 16 :

Pendant les activités, les téléphones portables doivent être coupés, pour le bien-être de tous.

- ARTICLE 17 :

Les consignes techniques sportives des entraîneurs doivent être respectées.

- ARTICLE 18 :

Les parents ont la possibilité d’assister au premier cours de la saison avec l’accord de l’entraîneur. 

- ARTICLE 19 :

Toute remarque concernant la gestion sportive et l’encadrement des activités devra être faite au Président dans des termes corrects et respectueux en dehors des cours. L’association se réserve le droit de radier un membre en cas de non respect de cet article.

- ARTICLE 20 :

Toute dégradation ou vol de matériel sera répercuté sur les cotisations.

En raison des nouvelles normes sanitaires, l’association ne pourra plus mettre à disposition le matériel qui ne peut être facilement désinfecté.

Chaque adhérent devra venir avec son tapis, lests et élastique, gros ballon (pour les cours de postural Ball et de GymBall).

Par mesure d’hygiène, il est obligatoire de venir avec son propre tapis.

Seul le matériel qui peut être facilement désinfecté par les professeurs sera mis à disposition des adhérents par l’association : Steps, bâtons, haltères plastique, kettlebell...

- ARTICLE 21 :

Les cotisations sont des contributions à la vie de l’association qui sont versées en début d’année pour l’intégralité de la saison sportive. Les adhérents n’ont donc pas « acheté » une prestation sportive délivrée à l’unité mais bien payé une cotisation décidée collectivement en Assemblée Générale pour contribuer au bon fonctionnement de l’association, comportant notamment le paiement des salaires.

Seules les demandes de remboursement pour raisons médicales ou mutation en province seront acceptées. Seule la date de la demande écrite de remboursement sera retenue pour le calcul du remboursement.

Les demandes de remboursement ou de report des activités sur la saison suivantes doivent être justifiées avec : soit un certificat médical, soit une attestation de mutation en province ou une attestation de déménagement en province (quittance de loyer, relevé EDF).

L’adhérent devra informer l'association dès qu’il ne peut plus suivre les cours et devra remettre un certificat médical ou autres justificatifs (ci-dessus) lui contre-indiquant la discipline concernée dès qu’il est arrêté. Toute demande faite, au-delà d’un mois après son arrêt, ne pourra plus être prise en compte pour un remboursement. L’adhérent doit prévenir l’association au plus vite, par courrier ou par e-mail, de son incapacité à poursuivre les cours en envoyant les documents demandés ci-dessus et sa carte de membre sera désactivée. 

Si l'adhérent n’a pas prévenu l’association dans les délais impartis et que sa carte est restée active, l'association se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement.

Les remboursements interviendront en fin de saison après examen des dossiers et seulement dans le cas où les finances de l’association le permettent.

L’adhésion à l’association n’est pas remboursable.

En cas de remboursement une pénalité (frais de dossier et bancaires) de 20€ sera appliquée, cette pénalité ne s’applique pas en cas de report du montant sur la saison suivante.

Pré-inscription : vous pouvez demander le remboursement de votre pré-inscription jusqu’au 1er septembre 2025. Au delà de cette date, aucune demande de remboursement ne sera acceptée. Votre inscription sera validée et définitive. En cas de demande de remboursement, une pénalité de 10€ sera retenue pour frais bancaires.

Lors de la suspension des activités en raison d’une interdiction générale des pouvoirs publics, il n’y a pas lieu de procéder au remboursement des cotisations pour la période de suspension dont ne sont responsables ni les adhérents, ni l’association.

- ARTICLE 22 : Pendant une crise sanitaire

 En période de pandémie, les adhérents doivent respecter les mesures inscrites dans le protocole sanitaire de Vo2max, consultable sur notre site internet :   Un système d’inscription sera mis en place sur notre site internet et il est obligatoire en raison des jauges instaurées par le protocole sanitaire. Une fois la jauge atteinte, le cours est complet. Vous avez alors la possibilité de vous inscrire sur liste d'attente. Si une place se libère vous serez averti par email et cela sera indiqué dans votre espace membre.

Pendant cette période, l’accès aux cours peut vous être refusé :

• Si vous ne vous êtes pas inscrits préalablement sur les cours, démarche à faire avec vos identifiants sur le site internet de l’association, dans votre espace membre, rubrique « inscription aux cours » :
• Pour non présentation de votre carte de membre ou non inscription avant le cours ;
• Pour non présentation de votre pass vaccinal et si celui-ci est non valide lors du contrôle dans les ERP (Établissements recevant du Public) ;
• Pour un retard qui ne permettrait pas la contrôle du pass vaccinal et de la carte de membre.

- ARTICLE 23 : Droit à l'image

Lors de leur inscription en ligne, chaque adhérent (ou son représentant légal pour les mineurs) devra donner ou refuser explicitement son autorisation concernant le droit à l’image.

Des photos ou vidéos peuvent être réalisées dans le cadre des activités de l’association VO2MAX (cours, spectacles, forums, événements, etc.) et utilisées à des fins de communication interne ou externe (site internet, réseaux sociaux, affiches, vidéos promotionnelles, etc.).

Seules les personnes ayant donné leur accord seront filmées ou photographiées de manière identifiable. En cas de refus, l’association s’engage à respecter ce choix et à ne pas utiliser d’image reconnaissable de la personne concernée.

👉 Dans le cadre de l’organisation des spectacles, les adhérents ayant refusé le droit à l’image ne pourront pas participer aux représentations filmées.

👉 Lors de prises d’images en cours d’année (par exemple, vidéos réalisées par les professeurs pendant les cours), les adhérents ayant refusé le droit à l’image devront se signaler spontanément auprès de leur professeur afin que leur souhait soit respecté.

Stockage & diffusion :

• Les vidéos complètes ne seront pas diffusées publiquement.
• Les extraits promotionnels seront choisis avec soin, dans le respect des participants.
• Toutes les vidéos de spectacle sont réalisés par un professionnel, qui travaille déjà avec d'autres structures associatives et scolaires, avec une charte éthique.
• Les images (photos ou vidéos) collectées par l’association sont stockées de manière sécurisée, sur des supports internes ou via des services de stockage en ligne conformes à la réglementation en vigueur (RGPD).
• Les contenus peuvent être diffusés sur les supports de communication de l’association :
• site internet, réseaux sociaux (Facebook, Instagram, YouTube), newsletters, flyers, affiches, etc.
• lors d’événements publics (forums, portes ouvertes, projections internes…).
• Aucune image ne sera cédée ou utilisée à des fins commerciales.
  L’association s’engage à ne jamais associer de manière abusive l’image d’un adhérent à un contenu inapproprié ou à contre-sens de ses valeurs.

Stockage et durée de conservation
Les images sont stockées de manière sécurisée sur des supports internes ou plateformes conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Elles sont conservées pendant une durée maximale de 5 ans, sauf demande expresse de retrait anticipé par l’adhérent ou son représentant légal.

Mineurs
Pour les mineurs, le consentement écrit des deux représentants légaux est requis pour autoriser l’utilisation de l’image de l’enfant.

- ARTICLE 24 :

Tout membre ne respectant pas le présent règlement intérieur de l'association pourra s’exposer à des sanctions proportionnelles à l’infraction pouvant aller jusqu’à la radiation définitive.

- ARTICLE 25 :

Le bureau est compétent pour arrêter toute décision utile et pour tout cas non prévu par le présent règlement intérieur.

Le règlement intérieur sera révisé chaque fois qu'il sera nécessaire pour l'adapter aux circonstances, dans le respect des statuts.

Le présent règlement intérieur a été adopté par le bureau de Vo2max le 1er juillet 2023.

Le Président

Stéphane Rollot